一、 檔案接收制度1、定期收集各部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值，經(jīng)過(guò)整理立卷后的不同載體的文件材料。
2、接收歸檔的案卷必須保證質(zhì)量，應(yīng)符合下列要求：
（1）應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整；
（2）文件按其內(nèi)容的聯(lián)系，合理整理、立卷；
（3）歸檔的文件材料，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類(lèi)整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
3、接收檔案時(shí)間和手續(xù)：
（1）黨政部門(mén)和能按年度歸檔的部門(mén)在次年底以前歸檔。
（2）教學(xué)部門(mén)和能按教學(xué)年度歸檔的部門(mén)應(yīng)在次年寒假前歸檔。
（3）科研、基建項(xiàng)目和專(zhuān)題性、成套性檔案，在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后及時(shí)歸檔。
4、隨時(shí)接收上級(jí)規(guī)定應(yīng)接收的檔案。
5、接收檔案必須履行手續(xù)，填寫(xiě)移交清冊(cè)。
二、檔案管理制度
1、按照檔案形成的特點(diǎn)，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有基礎(chǔ)，使整理出的檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌，便于保管和利用；
2、對(duì)接收按要求整理好的檔案進(jìn)一步系統(tǒng)化。主要是：
（1）對(duì)所接收的檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，內(nèi)容有：全宗內(nèi)的檔案是否完整，分類(lèi)、排列、組卷、編目等工作是否正確。
（2）進(jìn)行必要的編目工作。
（3）根據(jù)它的分類(lèi)方案和排列次序，將案卷順序上架。
3、定期對(duì)檔案進(jìn)行局部或全面整理，對(duì)不符合整理要求的案卷進(jìn)行加工、調(diào)整。
三、檔案的修訂補(bǔ)充制度
1、已歸檔的檔案如需更改，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫(xiě)更改單后，方可更改，原則上一律不得在原件上隨意修改。
2、修改內(nèi)容較少時(shí)，可直接在原件上修改，同時(shí)注明“修改示記”。
3、如遇修改內(nèi)容較多或原件需報(bào)廢時(shí)應(yīng)另出新件代替，并在備考中注明。
4、科研部門(mén)有責(zé)任監(jiān)督歸檔后的藍(lán)圖及有關(guān)重要文件材料的補(bǔ)充或修改，各形成檔案材料的單位應(yīng)主動(dòng)協(xié)助做好對(duì)歸檔后的檔案的補(bǔ)充和修改工作，以保證科研檔案的真實(shí)、完整。
四、檔案保管制度
1、檔案庫(kù)房嚴(yán)禁吸煙，須配備滅火器，消除一切火災(zāi)隱患。
2、對(duì)庫(kù)房照明線路定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)檢修，防止短路引起火災(zāi)。
3、檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，破損的檔案不能入庫(kù)。
4、檔案管理人員外出時(shí)，須鎖好檔案柜、門(mén)窗。
5、避免陽(yáng)光直接照射在檔案柜上。
6、檔案庫(kù)房須經(jīng)常打掃，保持清潔，嚴(yán)禁將有害物質(zhì)帶入庫(kù)房。
7、案卷入庫(kù)時(shí)應(yīng)檢查帳、卡、物是否相符。
8、案卷應(yīng)依檔案順序排放，庫(kù)房柜架須編順序號(hào)。
9、檔案工作人員要認(rèn)真做好庫(kù)房的安全保衛(wèi)和保密工作，非本部門(mén)人員，未經(jīng)同意，不得進(jìn)入庫(kù)房。
五、檔案借閱制度
1、凡需借閱檔案者，須履行借閱登記手續(xù)，并有義務(wù)將利用效果反饋給檔案部門(mén)。
2、借閱本單位、本專(zhuān)業(yè)范圍內(nèi)機(jī)密以上的檔案時(shí)，需經(jīng)本單位或?qū)I(yè)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱本人擬制的或機(jī)密以下的檔案時(shí)憑本人工作證借閱，查閱學(xué)生成績(jī)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、因工作需要借閱其他單位的機(jī)密以上的檔案時(shí)，須有原主管單位負(fù)責(zé)人簽署的介紹信，絕密級(jí)的須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、凡屬永久保存的科技檔案原本和絕密級(jí)原則上不準(zhǔn)借出，只能在檔案室內(nèi)查閱。如有特殊需要，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意后報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借出，但必須在的當(dāng)日內(nèi)歸還。
5、密級(jí)以上的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借他人或公開(kāi)展覽等。需要時(shí)可提出申請(qǐng)，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可進(jìn)行上述工作。
6、所需查閱的檔案材料一般不得攜出檔案室。遇特殊情況，必須借出時(shí)，按照規(guī)定辦理借出手續(xù)，但每次借出時(shí)間不得跨月，如到規(guī)定時(shí)間還需借用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
7、借閱者對(duì)所借檔案材料要確保安全、完整、不得涂改、勾劃、轉(zhuǎn)借和拆卷，如發(fā)現(xiàn)損壞檔案，視情節(jié)給予處理。
8、借用檔案材料，應(yīng)及時(shí)歸還，不得長(zhǎng)期放置個(gè)人手中或超過(guò)規(guī)定時(shí)間。重大節(jié)日前，應(yīng)主動(dòng)歸還所借的檔案。
9、非本學(xué)校人員因工作學(xué)要借約檔案，須持所在單位介紹信，經(jīng)主觀領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。
10、如借閱人員將檔案丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案部門(mén)，寫(xiě)出書(shū)面材料，以利于及時(shí)采取措施。
六、檔案統(tǒng)計(jì)制度
1、認(rèn)真做好檔案案卷數(shù)量統(tǒng)計(jì)。以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。
2、堅(jiān)持進(jìn)行檔案提供利用及利用效果的統(tǒng)計(jì)。
3、建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷(xiāo)毀和本部門(mén)內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)。
4、按上級(jí)主觀部門(mén)和學(xué)校要求進(jìn)行定期的綜合或?qū)ｍ?xiàng)統(tǒng)計(jì)分析。找出存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施、建議，報(bào)告學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。
5、通過(guò)檔案統(tǒng)計(jì)工作、總結(jié)和掌握檔案的發(fā)展規(guī)律，不斷提高檔案的科學(xué)管理水平。
七、檔案的保密制度
1、嚴(yán)格執(zhí)行檔案的保密制度，維護(hù)檔案的安全， 凡規(guī)定不能查閱和不該摘抄的檔案材料，一律不準(zhǔn)查閱、摘抄和復(fù)印。
2、凡需復(fù)制保密檔案材料，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。
3、檔案人員應(yīng)以維護(hù)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全為準(zhǔn)則，隨手鎖好檔案柜，做到不失密、不泄密。
4、嚴(yán)守保密規(guī)定，做到“保守機(jī)密，慎之又慎”。
5、檔案室無(wú)人時(shí)，應(yīng)將門(mén)、窗關(guān)牢，柜上鎖，確保安全無(wú)誤。
八、檔案銷(xiāo)毀制度
1、對(duì)已滿期的檔案，在主管負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，檔案部門(mén)和有關(guān)部門(mén)組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，凡需銷(xiāo)毀檔案，須提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，編制《銷(xiāo)毀檔案目錄》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審核批注后，實(shí)施銷(xiāo)毀。
2、銷(xiāo)毀的檔案要登記造冊(cè)，注明順序號(hào)、案卷標(biāo)題、檔號(hào)、起止日期、數(shù)量，并附備考表。
3、執(zhí)行銷(xiāo)毀時(shí)，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，監(jiān)督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀表上至少有兩人以上簽字證明。
4、檔案銷(xiāo)毀后，報(bào)檔案管理部門(mén)備案，銷(xiāo)毀清冊(cè)、銷(xiāo)毀報(bào)告及審批手續(xù)須永久保存。
