呼和浩特民族學院物資采購內部審計暫行辦法

第一章 總則

第一條 為進一步加強學校物資采購管理，保證采購質量，降低采購費用，提高資金使用效益，維護學校的合法權益，根據《中華人民共和國審計法》、《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國合同法》、《審計署關于內部審計工作的規定》、《教育系統內部審計規定》、《內部審計事務指南》等法律法規，結合學校實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的物資是學校在開展教育教學、科學研究、基本建設、修繕項目、管理服務等方面所需的教學科研儀器設備、工具、原材料、輔助材料、辦公設備、大眾物資等等。

第三條 物資采購內部審計是指學校內部審計部門依據有關法律、法規及相關標準，按照一定的程序和方法，對校內各部門物資采購活動和內部控制等所進行的獨立監督和評價活動。

第四條 物資采購審計的主要內容包括：采購計劃、采購實施、采購合同、物資驗收、付款結算、采購資料審計以及物資采購后期審計等。

第五條 學校審計處負責物資采購的內部審計工作。專業技術性較強、采購業務量較大的物資采購審計，由審計處委托社會中介機構進行審計。

第六條 負責物資采購的相關部門和人員，應積極支持和配合物資采購審計工作，自覺接受監督。

第二章 審計內容

第七條 采購計劃審計。采購計劃審計是對采購計劃編制的可靠性、采購計劃審批的合規性以及對采購計劃中所列物資價格、數量的合理性進行的審計。

（一）采購計劃審計內容

1.采購計劃編制的可靠性。采購項目是否列入學校年度采購計劃；采購計劃所列物資是否根據教學、科研、管理、服務等工作實際需要而確定；對于專業性、技術性較強的物資采購，是否組織專家進行了論證。

2.采購計劃審批程序的合規性。物資采購部門是否按規定填寫物資采購審批表；物資采購部門負責人及相關人員是否按職責分工和授權范圍對提交的采購審批表進行分類初審、對口把關；采購計劃是否經部門領導班子集體決策；是否經學校有關領導和相關部門審批。

（二）采購價格審計內容

1.新購物資價格的合理性。申請采購部門是否對采購項目所列物資價格進行認真細致的市場調研，價格信息收集渠道是否具有廣泛性和有效性。

2.重購物資價格的合理性。對于重復購置的物資，是否以上次成交價格為依據；如價格發生變化，是否有市場調研依據材料。

3.價格清單申報的合規性。物資采購價格清單是否經部門領導和相關人員逐級審核批準；對于專業性、技術性較強的物資采購價格是否經有關專家論證。

（三）采購數量審計內容

計劃所列物資數量的合理性。物資采購數量是否與本部門教學、科研、管理、服務工作需要相適應，是否充分考慮到物資的使用效益。

第八條 采購實施審計。采購實施審計是對采購方式選擇的合理性、采購實施過程的合規性以及供應商選擇的合理性所進行的審計。

（一）采購方式選擇的合理性

1.采購方式的確定與采購項目的金額及相關要求是否相適應。采用邀請招標、競爭性談判、單一來源、詢價方式采購的是否符合政府采購法和自治區有關規定，是否按照管理權限履行審批手續。

2.是否存在對達到公開招標數額的項目進行拆分或以其它方式規避招標現象。

3.招標代理機構是否按有關規定選定，招標代理機構是否在資格認定部門依法認定的資格范圍內。

（二）采購實施過程的合規性

1.信息發布的廣泛性。是否在指定的媒體上發布相關招標信息，對外發布的招標信息是否全面、準確，發布范圍是否具有廣泛性。

2.實施過程的合規性。達到公開招標數額標準的，是否采取公開招標的方式進行采購。

采用邀請招標的，是否符合《政府采購法》第二十九條的規定；邀請的投標單位是否具有良好信譽、資質和財務狀況，是否邀請三家以上投標單位參加。

采用競爭性談判方式采購的，是否符合《政府采購法》第三十條的規定；是否成立了由采購人代表和有關專家共三人以上組成的談判小組；是否有包括談判程序、談判內容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項的談判文件。

采用單一來源方式采購的，是否符合《政府采購法》第三十一條的規定；是否在保證采購項目質量和雙方商定合理價格的基礎上進行采購。

采用詢價方式采購的，是否符合《政府采購法》第三十二條的規定；是否成立由采購人代表和有關專家共三人以上組成的詢價小組；是否向符合相應資質條件的三家或三家以上供應商發出詢價通知書讓其報價；是否按照符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。

（三）供貨商選擇的合理性。

1.定點供貨商選擇的合理性。包括供貨商選擇評價程序是否規范；有無明確的供貨商選擇目標和評價標準；有無建立供貨商評價小組，小組人員組成是否合理。

2.有無完整、真實的供貨商資料。供貨商資料篩選、排序和審批是否流于形式；是否經集體決策進行供貨商優選并形成供貨商名單。

3.是否根據供貨商和本部門的實際情況采用實地考察、書面調查、樣品檢驗或試用的方式確定供貨商；有無過度依賴特定供貨商的現象，是否設立了備選供貨商團隊。

第九條 采購合同審計。采購合同審計是對采購合同的合法性、完整性和有效性等所進行的審計。

（一）采購合同簽訂的合規合法性

1.審查供貨商是否具有簽約資格。供貨方是否為法人企業，簽約人是否為依法登記的企業法人，企業是否及時年檢；企業營業期限是否已經過期或即將到期，供貨方是否具備相應的信譽和履約能力。

2.供貨方經營范圍是否符合合同標的。營業執照注明的經營范圍是否包括合同標的，是否與在工商行政管理部門登記注冊的范圍相符。

3.審查合同的簽定程序是否合規。合同起草是否使用了正規的合同版本；草簽的合同是否經過組織法律部門、財會部門評審；是否根據組織授權要求報經有關領導審批，有無履行分級授權審批手續；是否辦理了必要的公證手續；合同變更、解除或終止的理由是否充分，是否簽署了書面變更協議并履行了審批手續，對于發現的將嚴重損害學校利益的已簽署合同，是否及時采取了糾正措施。

（二）采購合同條款的完備性和內容的合法性

1.合同標的、數量和質量、價格和結算方式、運輸方式、履約期限、地點和方式、違約責任等是否明確、具體；

2.簽約雙方的權利和義務是否明確并具有對等性；

3.有無利用合同從事非法行為的可能性；

4.合同條款規定是否為學校爭取到最大的財務利益，如充分考慮付款條件和資金優勢，選擇合理的貨款支付方式等。

（三）采購合同的執行結果

1.合同內容是否得到全面、嚴格地履行；

2.有無合同違約，違約的原因及違約處理結果；如果供應商違約，是否及時組織索賠。如果采購方違約，責任人是否向分管領導提交書面報告，經審批后辦理賠償手續，并追究相關責任；

3.合同糾紛是否及時協商解決，協商不成的合同糾紛是否及時上報上級領導和法律部門，通過申請仲裁或向人民法院起訴解決合同糾紛。

（四）合同管理是否規范

1.采購部門或主管部門有無合同管理相關規章制度，是否完善；管理人員是否明確，有無重大合同變更的應對防范措施。

2.合同的歸檔和保管是否完整。合同是否按序編號；臺帳登記是否清晰完整；支持性文件是否齊全，是否包括采購合同正本、合同補充協議、技術協議、采購訂單、合同評審表及其它合同附件。

第十條 采購合同執行情況審計。采購合同執行情況審計是指在采購物資運達指定地點后，對物資驗收、計量、價格和貨款支付等業務執行的規范性、合法性和真實性等所進行的審計。

（一）采購方式執行情況審計

審查采購部門是否按照采購計劃、采購申報單確定的采購方式和供貨商進行采購；采購部門是否在合格供貨商目錄中選擇供貨商，如有改變，其改變的原因和批準手續是否合理；對于發現的供貨商供貨問題，采購部門是否及時采取相應措施限期整改，對整改無效者，是否暫停其供貨。

（二）質量控制執行情況審計

1.采購部門和采購主管部門是否按照學校物資驗收相關規定進行驗收，對專業性、技術性較強的物資是否邀請有關專業人員共同驗收；有無采取適當措施防止采購人員、驗收人員與保管人員串通舞弊現象的發生。

2.物資驗收是否根據貨運單、發票和經過批準的采購合同副本、采購價格申報單、采購計劃進行；

3.物資驗收是否有正規的驗收報告，并有關人員簽署驗收意見；

4.短缺物資和不符合質量要求的物資是否查明了原因，是否根據不同情況及時組織索賠；

5.對逾期未交貨者，是否按合同規定給予罰款或沒收違約金；

6.對大型或數額較大的物資采購，是否取得供貨商合格的檢驗證明，合同中是否規定了必要的質保內容；物資驗收是否嚴格，有無存在由于驗收不嚴造成以次充好、以劣充優、不合格物資入庫等問題。

（三）價格執行情況審計

1.物資采購是否按批準價格執行。發票、貨運單、驗收單等原始資料上載明的價格是否與價格申報單、采購計劃、采購合同一致，價格的變動是否經過核準。

2.運費的組成和數額是否合理。應根據確定的運費價格標準審查物資采購運費，保證實際運費控制在標準范圍之內。包括：運輸方式的選擇、運輸里程的確定、運輸商的選擇、運價組成等。

（四）采購票據審計

1.物資采購的票據是否齊全，是否按照采購業務發生的先后順序編號。

2.各種票據載明的物資名稱、采購數量、單價、金額、品種、規格、產地、型號等是否真實，數量、單價、金額等計算是否正確，各種票據相關內容是否一致。

3.票據的填寫是否合規，手續是否齊全，來源渠道是否正規，保管、領用和注銷措施是否完善，傳遞程序是否合規等。

第十一條 付款執行情況審計。

（一）負債的確認是否正確。采購部門是否在物資采購申請單、驗收單、供貨商發票等核對無誤的基礎上出具付款申請單，并及時通知財務部門；財務部門是否在進一步審核的基礎上，編制記賬憑證，登記付款憑單登記簿或應付賬款明細賬，確認負債。

（二）應付賬款的登記是否正確。應付賬款登記和管理是否由獨立于申購、采購、驗收、付款以外的職員執行；是否根據不同供貨商設置明細賬進行明細分類核算；是否根據審核無誤的原始憑證和記賬憑證及時登記賬簿記錄，有無遺漏、隱瞞負債情況；是否定期將應付賬款明細賬余額與供貨商寄回的對賬單相核對，與應付賬款總賬相核對，與采購部門臺賬相核對，對存在的差異是否及時妥善處理；對享有折扣的交易，是否以扣除折扣后的貨款凈額登記應付賬款。

（三）付款處理是否合規。付款是否符合資金結算制度的要求；付款是否在會計人員審核的基礎上，經過授權人審批；是否按確定的付款方式付給指定的收款人；付款金額和收款人是否正確；有無使用空白支票；已付貨款是否在發票上加蓋“付訖”戳記等。

（四）預付賬款處理是否合規。審查預付賬款是否經過申請、審批；收到采購物資后，是否根據供應商發票及時沖減預付賬款；是否與供貨商定期對賬。

第十二條 采購資料審計。采購資料審計是對采購資料的真實性、完整性、規范性等所進行的審計。

（一）采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料是否完整、齊全，整理是否規范。

（二）采購部門和招標代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件是否妥善保存；有無偽造、變造、隱匿或者銷毀等現象。

第十三條  物資采購后續審計。物資采購后續審計是內部審計機構在提交物資采購審計報告后，針對報告中所涉及的審計發現和審計建議所進行的跟蹤審計。

（一）被審計部門對于審計報告中所揭示的問題和偏差是否進行有效的糾正和改進，產生的實際效果如何。

（二）是否存在物資超儲積壓或儲備不足風險、物資使用質量低劣風險、物資價格失控風險、資信低的供貨商定點供貨風險和審計建議無效風險等情況。

第三章 審計程序

第十四條 審計處按照年度物資采購審計計劃或按照學校要求組織開展物資采購內部審計，審計處按規定組成審計組或委托社會審計機構實施審計。

第十五條 審計處在實施審計前，按照規定向被審計部門送達審計通知書，同時，抄送物資采購有關部門。

第十六條 實施物資采購審計時，應當召開由審計組主要成員、被審計部門領導干部及其所在部門有關人員參加的會議，安排審計工作有關事項。

第十七條 被審計部門以及有關部門，應及時、準確、完整地提供與被物資采購審計有關的所有資料，包括采購計劃、采購預算、項目審批表、招標公告、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定、付款結算等相關資料。

第十八條 被審計部門應當對所提供資料的真實性、完整性負責，并作出書面承諾。

第十九條 物資采購審計過程中，可以依規依法提請有關部門予以協助。有關部門應當予以支持，并及時提供有關資料和信息。

第二十條 審計組實施審計，形成審計報告初稿。

第二十一條 征求被審計部門意見，被審計部門應當自收到審計組審計報告初稿之日起10個工作日內提出書面意見；10個工作日內未提出書面意見的，視同無異議。

第二十二條 審計組應當針對被審計部門提出的書面意見，進一步研究和核實，對審計報告作出必要的修改，連同被審計部門的書面意見一并報送審計處。

第二十三條　審計處按照規定程序對審計組審計報告進行審定，出具物資采購審計報告。

第二十四條　物資采購審計報告按照規定程序報主管領導審批，審計報告應當送達被審計部門，并根據工作需要報送相關部門。

第二十五條 物資采購審計項目結束后，審計處應當組織召開會議，向被審計部門領導班子成員等有關人員反饋審計結果和相關情況。

第二十六條 被審計部門對審計報告提出的問題或建議進行認真梳理，明確整改目標和整改期限，確保物資采購活動中存在的問題得到有效整改。

第二十七條 對于物資采購審計中發現的重大問題線索，由審計處按照規定向主管領導報告。應當由紀檢部門或有關主管部門處理的問題線索，由審計處依規依紀依法移送處理。

第四章  附則

第二十八條  本辦法由審計處負責解釋。

第二十九條  本辦法自發布之日起試行。